Задача проектного менеджера состоит в том, чтобы успешно завершить проект, придерживаясь установленных сроков и бюджета. Это требует точного планирования, особенно если проект включает уникальный функционал. Приблизиться к успеху можно только тщательно рассчитав все задачи и ресурсы. Выход за рамки бюджета или сроков может вызвать недовольство заказчика и дополнительные расходы, которые он может не согласовать.
Для успешной реализации проекта необходимо провести несколько этапов оценки его бюджета и сроков. Хотя идеального результата не всегда удается достичь, этот подход предпочтительнее, чем предоставление цены и сроков после нескольких созвонов.
Мы предлагаем методологию для эффективного определения стоимости разработки и сроков проекта. Если вам нужно оценить стоимость вашего проекта обратитесь к нам и мы предоставим вам бесплатную консультацию и полный расчет.
Существует два основных способа подсчета бюджета для проекта:
Фиксированный бюджет (fix price): заказчик и исполнитель определяют заранее фиксированную сумму за выполнение определенных работ.
Оплата по факту выполнения работ (time & material): оплата осуществляется исходя из реального времени и затрат, затраченных на выполнение проекта.
Обычно фиксированный бюджет применяется, когда заказчик обращается к исполнителю для разработки проекта с нуля. Оплата по факту чаще используется в случае технической поддержки продукта. Иногда эти методы могут быть сочетаны, но чаще всего рассматривается фиксированный бюджет как основной вариант.
При обсуждении проекта между агентством и заказчиком процесс постепенно приобретает форму. В учебных программах MBA обычно выделяют четыре типа оценки бюджета на различных этапах жизненного цикла проекта:
Грубый порядок величины (row order of magnitude): приблизительная оценка стоимости проекта, которая предоставляется на начальном этапе переговоров.
Порядок величины (order of magnitude): оценка стоимости, которая становится известна после более подробного определения объема и требований проекта.
Бюджетная оценка (budget estimate): оценка стоимости с учетом возможных погрешностей, основанная на данных о трудозатратах и требованиях проекта.
Точная оценка (definitive estimate): окончательная оценка бюджета, учитывающая риски и согласованная с заказчиком перед началом проекта.
Разберем отдельные этапы бюджетирования проекта на разработку и расскажем, что на этих этапах требуется сделать исполнителю.
Первый этап включает в себя инициацию проекта и определение его границ. Инициация представляет собой начало планирования проекта, в ходе которого заказчик и исполнитель совместно устанавливают условия выполнения задачи. Это означает, что после нескольких консультаций агентство понимает, какие функции должен выполнять продукт, а какие — нет. Иными словами, определяются границы проекта.
Чтобы определить границы проекта, менеджеру проекта необходимо выявить всех ключевых участников проекта от заказчика и выяснить их ожидания от будущего продукта. Ключевыми участниками проекта могут быть сам заказчик, инвесторы, а также специалисты со стороны заказчика, такие как системные администраторы. Проектный менеджер должен учесть все их требования и согласовать их с лицом, принимающим решения.
На этом этапе для предварительной оценки проекта используется метод «сверху-вниз» (top-down estimate). Проектный менеджер разбивает будущий проект на отдельные задачи и приблизительно оценивает ресурсозатраты, опираясь на сходные задачи из предыдущих проектов.
После определения границ проекта агентство предоставляет клиенту первичное коммерческое предложение с ценовым диапазоном, который может быть ниже фактического бюджета на 75%. После этого клиент имеет право отказаться от услуг.
После определения границ проекта и принятия первичного коммерческого предложения заказчиком наступает этап оценки ресурсозатрат проектной группы. На этом этапе в планирование бюджета включается тимлид будущей проектной команды. Также на этом этапе продолжаются переговоры с заказчиком, когда возникают специфические вопросы в процессе поиска оптимальных решений.
Тимлиду проектной команды необходимо:
Вникнуть в проект и разработать его архитектуру.
Определить ресурсы, необходимые для выполнения проекта.
Собрать проектную команду и совместно с менеджером проекта разработать детализацию трудозатрат по конкретным задачам и оценить примерное время, необходимое для их выполнения.
На этом этапе задача проджект-менеджера заключается в минимизации числа участников проекта и эффективном распределении задач между ними для обеспечения оптимальной загрузки команды. Таким образом, проект становится более рентабельным для агентства и дешевле для заказчика. В этом процессе тимлид и менеджер проекта формируют команду и детализируют трудозатраты для каждого участника.
Для детализированной оценки трудозатрат применяются следующие методы:
Оценка по аналогии: Менеджер проекта анализирует время, затраченное на аналогичные задачи в предыдущих проектах, что позволяет более точно определить трудозатраты.
Экспертная оценка: Тимлид и другие участники команды оценивают собственные задачи, опираясь на свой опыт и знания.
Параметрическая оценка: Данный метод включает в себя дополнительные параметры, специфичные для конкретного проекта, для уточнения расчетов.
Анализ предложений исполнителей: В случае отсутствия необходимых специалистов в команде, проектный менеджер может обращаться к внешним исполнителям для оценки трудозатрат.
Оценка по трем точкам (метод PERT): Этот метод включает в себя оценку времени на задачу с учетом пессимистичного, оптимистичного и реалистичного прогнозов, что позволяет более точно определить трудозатраты.
Важно:
Знание личных особенностей участников команды позволяет менеджеру проекта учитывать их эффективность при расчете трудозатрат. Зная, кто из членов команды более продуктивен, а кто может потреблять больше времени на перерывы или внешние отвлечения, менеджер может корректировать бюджет, добавляя дополнительные коэффициенты для каждого участника. Это позволяет создать более реалистичное представление о трудозатратах на проект.
Важно также понимать, что команда может быть озабочена тем, что выделение большого количества трудозатрат может отпугнуть клиента. Однако, задача проджект-менеджера не только предоставить клиенту привлекательный бюджет, но и обеспечить успешную реализацию проекта. Важно стремиться к реалистичной оценке времени и ресурсов, так как риск неудачи проекта выше, чем возможный отказ заказчика из-за высокой стоимости. Клиент обычно не в полной мере понимает объем работы, поэтому важно сосредоточиться на достижении реальных результатов и качественной реализации проекта.
После того как менеджер проекта определил примерное время и стоимость задач, наступает этап определения окончательных границ проекта и подготовки трекера бюджета. Обычно это включает определение окончательных сроков и бюджета проекта. Задачи часто отображаются на диаграмме Ганта, потому что это удобный способ организации работы, позволяющий выстроить все этапы проекта в единую временную линию. Это необходимо, потому что некоторые задачи могут быть начаты только после завершения других. Также могут потребоваться согласования и взаимодействие между участниками команды, что также необходимо учитывать при планировании.
После проведения детальных расчетов проектному менеджеру становятся известными крайние сроки и общее количество трудочасов специалистов. Только после этого он может внести в бюджет проекта дополнительные расходы, такие как аренда офиса, налоги и другие небольшие издержки. После расчета общей стоимости с учетом всех издержек проектный менеджер добавляет буфер – дополнительное время и ресурсы, предусмотренные для возможных отклонений от плана. Обычно буфер составляет дополнительные 10% к оцененным срокам и бюджету.
Также важно учитывать возможные риски, которые могут возникнуть в процессе работы над проектом. Управление рисками включает в себя выявление потенциальных угроз, оценку вероятности их возникновения, а также разработку стратегии по их управлению. Рисками могут быть различные факторы, начиная от изменений в валютных курсах и заканчивая непредвиденными обстоятельствами, такими как чрезвычайные ситуации или болезни ключевых участников команды.
Все эти данные фиксируются в договоре, уставе проекта и сопроводительной документации. После того, как заказчик их согласует, начинается работа над проектом.
Далее, менеджеру необходимо следить за тем, чтобы работа продолжала идти согласно установленному плану. В случае обнаружения отклонений от плана, он должен незамедлительно принимать меры, чтобы предотвратить превышение бюджета и сроков. По завершении проекта менеджер и команда должны провести анализ результатов своей работы, чтобы выявить сильные и слабые стороны проекта, а также использовать полученный опыт при работе над будущими проектами.
Обеспечьте успех вашего проекта! Наша команда профессионалов готова помочь вам рассчитать бюджет и сроки разработки, чтобы вы не вышли за рамки. Не рискуйте – обратитесь к экспертам сегодня!
